|
FAALİYET SONRASINDA / AFTER THE MOBILITY |
|||
|
Erasmus faaliyetini bitiren her öğrenci (hibeli veya hibesiz) faaliyeti bittikten sonra 30 gün içinde aşağıda belirtilen işlemleri gerçekleştirmelidir. Yüklenmesi gereken belgeleri https://ytuerasmus.yildiz.edu.tr/ adresindeki öğrenci profilinde yer alan “Belgeler” alanına aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yüklemelidir. Zorunlu belgelerin tamamı yükledikten sonra Erasmus ofisi iş yoğunluğuna göre uygun gördüğü bir zamanda belge kontrolü yapacaktır. Belgelerin onaylı olması kontrollerin tamamlandığını gösterir ve bunu takip eden 15-20 gün içinde kalan hibe ile ilgili bir işlem varsa gerçekleşir.
Every student who has completed their Erasmus activity (with or without a grant) must perform the following actions within 30 days after the completion of the mobility. The required documents should be uploaded to the "Documents" section in the student's profile on https://ytuerasmus.yildiz.edu.tr/ according to the explanations provided below. Once all the mandatory documents are uploaded, the Erasmus office will conduct a document review at a suitable time depending on their workload. The approval of the documents indicates the completion of the review process, and if there are any remaining grant-related procedures, they will be carried out within the following 15-20 days. |
|||
|
|
Ne? |
Ne zaman? Nasıl? |
When? How? |
|
1. Katılım sertifikası |
Faaliyet tamamladıktan sonra, misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilmelidir. Öğrenci faaliyeti bittikten sonra Katılım Sertifikasını misafir olduğu kurumdan istemelidir. Belge teslim alındıktan sonra öğrenci ytuerasmus.yildiz.edu.tr adresine giderek profilinde yer alan yüklenmesi gereken belgeler sekmesindeki ilgili alana Katılım Sertifikasını yüklemelidir. Faaliyet başlangıç ve bitiş tarihleri gün, ay, yıl bilgilerini içerek şekilde açıkça belirtilmelidir ve belge misafir olunan kurum tarafından onaylı olmalıdır. Islak imzalı olmasına gerek yoktur, elektronik imzalı, e-posta ile gönderilmiş taranmış belgeler de kabul edilir. Eğer misaifr olduğunuz kurum size bu belgeyi sağlayamıyorsa burada yer alan belgeyi de kullanabilirsiniz.
|
After completing the mobility, it should be provided to the student by the hosting institution. Once the student has finished the mobility, they should request the Certificate of Attendance from the host university. After receiving the document, the student should upload the Certificate of Attendance to the relevant section in the "required documents" tab on their profile at ytuerasmus.yildiz.edu.tr. The start and end dates of the activity must be clearly indicated in the format including day, month, and year information, and the document must be approved by the host university. It does not need to have a physical signature; electronically signed and scanned documents sent via email are also accepted. ıf the host university does not provide you a Letter of Attendance, you can use this one as well..
|
|
|
2. Transkript-gidilen kurumdan alınan |
Faaliyet tamamladıktan sonra, misafir olunan kurum tarafından öğrenciye verilmelidir. Öğrenci faaliyeti bittikten sonra Transkripti misafir olduğu kurumdan istemelidir. Belge teslim alındıktan sonra öğrenci ytuerasmus.yildiz.edu.tr adresine giderek profilinde yer alan yüklenmesi gereken belgeler sekmesindeki ilgili alana Transkriptini yüklemelidir. LA belgesinde ve İntibak A'da yer alan tüm dersler transkriptte de yer almalıdır. Eğer ilk LA'dan sonra değişiklik yapıldıysa güncel LA ve güncel İntibak A dikkate alınmalıdır. Transkriptte başarılı olunan ve başarılı olunamayan dersler açıkça belirtilmelidir ve not sistemi ile ilgili detaylı bir açıklama yer almalıdır. Eğer notların nasıl değerlendirilmesi gerektiğine ilişkin açıklama transkriptte yer almıyorsa bu bilgi ayrıca kurumdan talep edilmeli ve transkript ekine eklenmelidir. Belge misafir olunan kurum tarafından onaylı olmalıdır. Islak imzalı olmasına gerek yoktur, elektronik imzalı, e-posta ile gönderilmiş taranmış belgeler de kabul edilir.
|
After completing the mobility, it should be provided to the student by the host university. Once the student has finished the mobility, they should request Trancript of Records from the host university. After receiving the document, the student should upload their Transcript of Records to the relevant section in the "required documents" tab on their profile at ytuerasmus.yildiz.edu.tr. All courses listed in the Learning Agreement (LA) and İntibak A must also be included in the transcript of records. If any changes have been made after the initial LA, the updated LA and İntibak A should be considered. The transcript of records should clearly indicate both successfully completed and unsuccessful courses, along with a detailed explanation of the grading system. If information on how grades are to be interpreted is not included in the transcript of records, this information should be separately requested from the institution and attached to the transcript of records as an addendum. The document must be approved by the host university. A physical signature is not necessary; electronically signed and scanned documents sent via email are also accepted.
|
|
|
3. İntibak B Formu ve Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı Learning Agreement = İntibak A ve Kurul Kararı = Karşı Kurumdan Alınacak Transkript = İntibak B ve Kurul Kararı birebir aynı olmak zorundadır. Ders sayısı, derslerin adları, kodları, ECTS değerleri aynı olmak zorundadır. Ders değişilikliği yapılması durumunda da; Learning Agreement (During Mobilty) = Güncellenen İntibak A ve Kurul Kararı = Karşı Kurumdan Alınacak Transkript = İntibak B ve Kurul Kararı birebir aynı olmak zorundadır. Ders sayısı, derslerin adları, kodları, ECTS değerleri aynı olmak zorundadır. |
İntibak B misafir olunan üniversiteden faaliyet sonunda alınan transkripte göre öğrenci- bölüm Erasmus koordinatörü iş birliği ile hazırlanmalıdır. Ancak transkriptte başarısız olunan dersler yer almıyorsa, bunlar intibak B’ye ayrıca dahil edilmelidir. Yani belge üzerinde başarılı olunan ve olunmayan tüm derslere yer verilmelidir. Ardından belge üzerinde belirtilen kişilere imzalattırılarak kurul kararı alınması için bölüme verilmelidir. Bölüme verilen İntibak B’ye ilişkin kurul kararı alındıktan sonra İntibak B ve Kurul Kararı bölümler tarafından Erasmus ofisine EBYS üzerinden ve/veya öğrenciye e-posta ile gönderilmelidir. İntibak B ve kurul kararı öğrenciye iletilmişse öğrenci ytuerasmus.yildiz.edu.tr adresine giderek profilinde yer alan yüklenmesi gereken belgeler sekmesindeki ilgili alana bu belgeleri tek belge olacak şekilde yüklemelidir. Eğer öğrenciye iletilmediyse Erasmus Ofisi ilgili alana belgeleri yükleyecektir. Öğrenci belgeyi bölüme vermesinin ardından 20 iş günü geçmesine rağman belgeyi hala sistemde yüklü görmüyorsa, bölümle iletişime geçerek İntibak B işleminin ne süreçte olduğunu sorması ve belge numarası alması tavsiye edilmektedir. Detaylı bilgi için: İntibak Evraklara Kalite Yönetim Sistemi üzerinden ulaşabilirsiniz. FR-0070 FR-1912 |
İntibak B should be prepared in collaboration between the student and the departmental Erasmus coordinator based on the transcript of records obtained from the host university at the end of the mobility. However, if unsuccessful courses are not included in the transcriptof records, they must be additionally included in Intibak B. In other words, the document should cover all courses, both successfully completed and not completed. Subsequently, the document should be signed by the individuals as indicated on the document, and presented to the department to obtain committee approval. Once the committee approval for Intibak B related to the department is obtained, both Intibak B and the Committee Decision should be sent to the Erasmus office by the departments via the EBYS and/or emailed to the student. If Intibak B and the committee decision have been provided to the student, the student should upload these documents as a single file to the relevant section in the "required documents" tab on their profile at ytuerasmus.yildiz.edu.tr. If the documents have not been provided to the student, the Erasmus Office will upload them to the related section. If, despite handing over the document to the department, the student doesn't see the document uploaded in the system after 20 working days, it is recommended for the student to contact the department, inquire about the status of the Intibak B process, and obtain the document number. For detailed information: İntibak
|
|
|
4. YTÜ Transkript |
İntibak B işlemi Kurul Kararı ile onaylandıktan sonra YTÜ'deki ilgili Fakülte/Enstitü’den öğrenci resmi bir transkript almalıdır. Transkriptte İntibak B ile yapılmış olan ECTS tanınırlığı görünür olmalı ve YTÜ tarafından onaylı olmalıdır. Ardından öğrenci ytuerasmus.yildiz.edu.tr adresine giderek profilinde yer alan yüklenmesi gereken belgeler sekmesindeki ilgili alana YTÜ Transkriptini yüklemelidir.
|
After the approval of the Intibak B process through the Committee Decision, the student should obtain an official transcript of records from the relevant Faculty/Institute at YTÜ. The transcript of records should clearly show the ECTS recognition achieved through the Intibak B process and be officially approved by YTÜ. Subsequently, the student should visit ytuerasmus.yildiz.edu.tr and upload their YTÜ Transcript of records to the relevant section in the "required documents" tab on their profile.
|
|
|
DİĞER İŞLER
|
Çevrimiçi Anket |
Faaliyeti biten öğrencinin dönüş belgeleri Erasmus ofisi tarafından kontrol edildikten sonra, Avrupa Komisyonuna rapor edilecektir. Raporlaması biten öğrenciye komisyon tarafından Erasmus sürecini değerlendirmesi için bir anket linki gönderilecektir. Ankette verilen cevaplar sürecin iyileştirilmesinde dikkate alınacağından doğru ve kapsamlı cevaplar verilmesi önemlidir. Anket linki Erasmus başvurusu yaparken kullanılan e-posta adresine iletilecektir. Eğer bu e-posta adresi kullanımda değil ise güncel e-posta Erasmus ofisine bildirilmelidir. Anketin yapılması zorunludur ve yapılmaması durumunda öğrenci-üniversite arasında imzalanan sözleşme maddeleri gereği hibe kesintisi yapılabilir veya yaptırım uygulanabilir. |
Once the return documents of the student who has completed their activity are reviewed by the Erasmus office, they will be reported to the European Commission. Upon completion of the reporting, the commission will send a survey link to the student for evaluating the Erasmus process. The answers provided in the survey will be taken into consideration for process improvement, hence providing accurate and comprehensive responses is crucial. The survey link will be sent to the email address used during the Erasmus application. If this email address is no longer in use, the Erasmus Office will be informed about the new one. Completing the survey is mandatory, and failure to do might result in a deduction of the grant or other sanctions, as stipulated in the contract signed between the student and the university.
|
|
Kalan hibelerin hesaplanması ve ödenmesi |
Hibe almaya hak kazanan öğrencilerin kalan hibe ödemesi Katılım sertifikalarındaki tarihlere ve öğrencilerin başarı durumlarına göre tekrar hesaplanır. Detaylı bilgi ve örnek hesaplamalar için web sayfamızdaki Hibe sekmesini inceleyebilirsiniz.
|
The remaining grant payments for students who are eligible for the grant will be recalculated based on the dates mentioned in the Certificate of Attendance and the students' academic performance. For detailed information and sample calculations, you can refer to the Hibe section on our website.
|
|
