ERASMUS+ PROGRAMI STAJ KABUL BELGESİ BİLGİLENDİRME

Kabul belgesi öğrencilerin hibe listesinde/hak kazananlar listesinde yer alabilmeleri için ön koşuldur. Staj faaliyetine başvuran bir öğrenci başarı puanı ne kadar yüksek olursa olsun kabul mektubu teslim etmeden son değerlendirmeye giremez. Bu sebeple ilgili yılın başvuru çağrısında yer alan tarihlerde aşağıda yer alan bilgiler dahilinde Kabul Belgesi teslim edilmelidir.

Öğrenci Staj Hareketliliği faaliyeti, yükseköğretim kurumunda kayıtlı bir öğrencinin akademik çalışma alanıyla ilgili olarak yurt dışındaki bir işletmede, bir araştırma enstitüsünde, bir laboratuvarda veya bir kurum veya kuruluşta staj yapmasıdır. Yükseköğretim kurumunda ders takibi staj olarak kabul edilmez.

Öğrencinin resmi olarak Staj Hareketliliğine seçildiği, Kabul Belgelerinin Koordinatörlüğümüze teslim haftasından sonra web sayfamızda ilan edilecek staj hareketliliği hak kazananlar listesinde belirlenmektedir. Bu liste ilan edilmeden ve listede adınızı görmeden herhangi bir idari-akademik süreç yürütmeyiniz. Resmi olarak seçilmeden önce yapılacak işlemlerden doğabilecek idari-akademik ve ekonomik zararlardan Koordinatörlüğümüz sorumlu değildir.

Kabul mektubunda bulunması gereken bilgiler:         

* Faaliyetten yararlanacak öğrencinin ad-soyadı yer almalıdır.

* Staj başlangıç ve bitiş tarihleri gün ay yıl olarak yer almalıdır. Belirlenen tarihler ilgili yıl başvuru çağrımızda yer alan periyodlar dikkate alınarak belirlenmelidir. Periyod dışına çıkan tarihler geçerli değildir, kabul edilmez.

* Karşı kurumda yapılacak staj faaliyetindeki öğrenciye ait görev, sorumluluklar ve iş planı detaylı bir şekilde listelenmelidir. Öğrenci kurumumuzda staj yapacaktır, öğrenci pazarlama süreçleri üzerine staj yapacaktır, öğrenci kimya laboratuvarında staj yapacaktır gibi genel bir davet yazısı olmamalıdır. Bu genel staj alanında öğrencinin yapacağı iş ve işlemler detaylandırılmalı, alt başlıklara ayrılmalıdır. Örneğin 60 gün olarak yapılacak bir stajın iş planının 2/3’er haftalık olacak şekilde belirtilmesi önerilmektedir.

* Karşı kurumun antetli kağıdı kullanılmalıdır. Karşı kurumun resmi isim ve iletişim bilgileri bulunmalıdır.       

* Karşı kurumda öğrenci ve staj süreçleri ile ilgilenecek başta danışmanları/mentörleri olmak üzere tüm sorumlu kişilerin isim ve iletişim bilgileri ve yetkili kişinin imzası yer almalıdır.

* Karşı kurumdan temin edilen belge içerik açısından Bölüm Erasmus+ Koordinatörlerine 'Uygundur' ibaresiyle onaylatılmalıdır.(e-posta üzerinden elektronik imza atılabilir). Yapılacak olan stajın öğrencinin YTÜ'de öğrenim gördüğü bölüm çıktıları ile alakalı olması gerekmektedir. Örneğin Kimya Mühendisliği öğrencisinin online satış teknikleri üzerine staj yapması uygun değildir. Bölüm çıktısı dışındaki kazanımlar sadece stajın ek bir parçası olabilir. 

Diğer bilgiler:

* Erasmus+ Programı Birimine teslim edilen kabul belgesi mücbir bir sebep olmadan değiştirilemez. Değişiklik ile kast edilenler; tarih revizyonu, firma değişikliği, ülke değişikliği vb.

* Öğrenci hangi periyod için kabul belgesi teslim edecek ise hakkını o periyod için kullanabilir. Belge tesliminden sonra mücbir bir sebep olmaksızın periyod değişikliği yapamaz. Erasmus+ Birimi mücbir sebep olması halinde öğrenci ilk periyodda hibeli ise ikinci periyotta da hibeli olacağının garantisini veremez.

* Lisans öğrencileri aktif dönemlerinde (öğrenimleri devam ederken, dersleri devam ederken) staj hareketliliğinden yararlanamazlar.

* Başvuru esnasında ek puan almak için kabul belgesi yükleyen öğrenciler, hibe listeleri açıklanmadan önce mücbir sebep durumuna bakılmaksızın, aldıkları ek puandan feragat ederek kabul belgelerini değiştirebilir ve yeni kabul belgelerini  kabul belgesi teslim dönemlerinde Erasmus+ Birimine teslim edebilirler. Bu işlem öncesinde Erasmus+ Birimine bilgi verilmesi gerekmektedir.

* Hibe dağıtımları her iki periyod için ayrı ayrı yapılır. Lisans ve lisansüstü öğrencileri kendi aralarında değerlendirilir.

* Başvuru anında yüklenen staj belgeleri başvuru tamamlandıktan sonra kontrol edilir. Başvuru devam ederken Erasmus+ Birimi tarafından online yada fiziki olarak herhangi bir belge kontrolü yapılmaz. Bu sebeple yukarıda yer alan bilgileri dikkatlice inceleyiniz.

* Staj hareketliliğini uzun dönem yapmak isteyen öğrencilerin staj tarihleri ilgili başvuruda belirlediğimiz 1. periyod başlangıç ve 2. periyod bitiş tarihleri dışında kalamaz. Uzun dönem staj öğrencileri kabul belgelerini ya başvuru anında sisteme yüklemeli yada 1. periyod belge teslimleri sırasında Erasmus+ Program Birimine teslim etmelidir.

ÖNEMLİ!!!! Öğrenciler, yurtdışındaki bir işletmede, bir araştırma enstitüsünde, bir laboratuvarda, bir kuruluş ya da ilgili başka bir çalışma yerinde staj faaliyeti gerçekleştirebilir. Ancak staj faaliyetinde bulunulacak yurtdışındaki kurumun yükseköğretim kurumu olması halinde, yapılacak çalışma akademik anlamda (ders alma-ders takip etme) gibi bir öğrenim faaliyeti olmamalıdır. Akademik kurumlarda staj kurumun genel idaresine yönelik birimlerde uygulamalı çalışma deneyimi elde edilmesidir. Bu uygulama çalışması sonunda akademik bir çıktı elde edilmesi staja aykırı değildir (örneğin uygulamalı bir çalışma sonucunda akademik bir dergi çıkarılacaksa bu süreç akademik çalışma olarak değerlendirilmez). Yeniden belirtmek gerekirse lisans ve lisansüstü öğrencileri stajda ders alamaz tezleri için akademik çalışma programı takip edemezler. Bu kapsamdaki kabul belgeleri onaylanmayacaktır! 

Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından onaylanmayan ve yukarıdaki koşulları sağlamayan kabul belgeleri kesinlikle geçersizdir.

STAJ KABUL BELGESİ TESLİMİ

İlgili periyoda ait geçerli bir Erasmus staj başvurusu bulunan öğrencilerin onaylı staj kabul belgelerini ilgili periyoda ait (1. Periyod veya 2. Periyod) kabul belgesi teslim tarihlerinde YTÜ Erasmus Otomasyon Sistemine yüklemeleri zorunludur. Öğrencilerin kabul belgesi teslim tarihleri için Süreç Takvimini dikkatlice incelemeleri ve duyuruları takip etmeleri gerekmektedir. 

Başvuru anında kabul belgesi yüklemiş, belgesi Erasmus+ Birimi tarafından onaylanmış öğrencilerin yeniden belge yüklemeleri gerekmez.

Kabul belgesi teslim tarihlerinden önce veya sonra yüklenen kabul belgesi değerlendirilmez.

Uygun Staj Yeri Örnekleri: 

Staj faaliyeti gerçekleştirilebilecek ülkelerden birinde yerleşik, emek piyasasında ya da eğitim, öğretim, gençlik, araştırma ve geliştirme alanında herhangi bir kamu ya da özel sektör kuruluşu staj yeri olabilir. Sınırlandırıcı bir liste olmamakla birlikte aşağıdaki kuruluşlar uygun staj yeri örneği olarak sayılabilir:   

- bir kamu ya da özel sektöre ait küçük, ortak veya büyük ölçekli işletmeler

- yerel, bölgesel ya da ulusal kamu kurumları

- gönderen ülkenin yurt dışındaki büyükelçilikleri veya konsoloslukları

- ticaret odaları, esnaf-zanaatkâr birlikleri, borsalar ve sendika gibi iş dünyasına ait her türlü oluşum/birlik 

- araştırma enstitüleri

- vakıflar

- okul/enstitü/eğitim merkezi (mesleki eğitim veya yetişkin eğitim dâhil olmak üzere okul öncesinden lise eğitimine kadar her türlü eğitim kurumu olabilir)   

- kar amacı gütmeyen kurumlar, dernekler,  STK’lar 

- kariyer planlama, profesyonel danışmanlık ve bilgilendirme hizmeti sunan kurumlar 

- yükseköğretim kurumları (Programla ilişkili ülkelerde yer alan yükseköğretim kurumları ECHE (Erasmus Chater for Higher Education) sahibi olmalıdır)

Uygun Olmayan Staj Yeri Örnekleri: 

Aşağıdaki kuruluşlar Erasmus+ kapsamında yükseköğretim staj faaliyeti için uygun değildir:

- Avrupa Birliği kurumları ve AB ajansları (bk. https://europa.eu/european-union/abouteu/institutions-bodies_en )

- AB programlarını yürüten Ulusal Ajans vb. kuruluşlar. 

Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü

Erasmus+ Programı Birimi