Aşağıda adı geçen dökümanlar faaliyetin çeşitli aşamalarında ihtiyaç duyabileceğiniz form/belge ve dilekçelerdir. Yanında zorunlu ibaresi bulunan dökümanlar online başvuru sistemine yüklenmesi zorunlu olanlardır. Diğerleri ise ihtiyaca göre gerekli ise kullanılabilir, zorunlu değildir. Öğrenciler tarafından hazırlanması gereken belgelerde link vardır. Bu belgelere tıklayarak indirebilirsiniz. Tüm belgeler bilgisayarda hazırlanmalı ve el yazısı kullanılmamalıdır.

Online başvuru sistemi: www.ytuerasmus.yildiz.edu.tr

FAALİYETTEN ÖNCE

Belge adı

Name of the Form

Açıklama
Explanation
(Detaylı açıklamalar için lütfen kılavuza bakınız. For detailed explanations, see the Guide)

Dilekçeler

Petitions

Tercihe bağlı
Optional

Feragat/Değişiklik dilekçesi; Hak kazandığınız faaliyeti yapmaktan vazgeçtiyseniz veya herhangi bir değişiklik yapmak istiyorsanız bu dilekçeyi hazırlamalısınız. Her öğrenci, bir defa kurum ve bir defa dönem değişikliği yapma hakkına sahiptir.

Feragat/değişiklik dilekçesini doldurduktan sonra imzalayınız ve bölüm Erasmus koordinatörünüze imzalatınız. İmzalı belgeyi https://ytuerasmus.yildiz.edu.tr/ adresinde ilgili alana yükleyiniz. Erasmus ofisi sistemi düzenli kontrol etmekte ve hibe listesinde gerekli değişiklikleri yapmaktadır. İntibak-A formunu hazırladıysanız, bölümünüze intibakın iptali için dilekçe veriniz. Ayrıca, gideceğiniz kuruma faaliyetten yararlanmaktan vazgeçtiğinizi belirten bir e-posta gönderiniz.

Genel Dilekçe; Erasmus süreci ile ilgili herhangi bir talebiniz varsa bu formatı kullnarak bize iletebilirsiniz.

Öğrenim Anlaşması Learning Agreement

Örnek/Sample

Zorunlu Mandatory

Öğrenim programının içeriğini ve tarafların yükümlülüklerini gösteren anlaşmadır.

Her faaliyet dönemi için karşı kurumdan 30 ECTS ders seçmelisiniz. Bu derslerin YTÜ’deki karşılığı en az 2/3 oranında olmalıdır. Online LA kullanılmalıdır, ancak henüz kurumlar online LA entegre olamamış ise, Erasmus ofisi web sayfasında yer alan veya gideceğiniz kuruma ait LA belgesi kullanabilirsiniz. LA belgesi, öğrenci, Misafir olunacak kurumdaki yetkililer, YTÜ’deki bölüm koordinatörü ve kurum koordinatörü tarafından imzalanmış ve mühürlenmiş olmalıdır. İmza sürecini e-posta üzerinden elektronik imza ile yürütebilirsiniz.

Belgede Dil Seviyesi kısmını doldururken B2 ve üzerini işaretleyen öğrencilerimizin LA Belgesini ofisimize imzaya gönderirken dil belgesini de göndermesi gerekmektedir. Detaylı açıklamaya buradan ulaşabilirsiniz.

İntibak A Recognition

Lisans Ders İntibak A
Lisansüstü Ders İntibak A
Lisansüstü Tez İntibak A

Zorunlu Mandatory

Karşı kurumda aldığınız derslerin YTÜ’de hangi derslere saydırılacağını gösteren belgedir. LA’da yer alan tüm dersler İntibak A belgesinde de bulunmalıdır. Öğrenciler, Bölüm koordinatörüne danışarak İntibak A belgesini hazırlayıp bölüme vermelidir. Lisanüstü öğrencileri tez dersi alıyorsa ayrıca tez intibak formu hazırlamalıdır. Onaylanan İntibak A ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı iç yazışma sistemi üzerinden doğrudan Erasmus+ Programı Birimine iletilmektedir.

Kabul belgesi
Letter of Acceptance

Zorunlu Mandatory

Karşı kurumun size göndermiş olduğu faaliyetinizin tarihlerini içeren belgedir. Belgenizde faaliyet başlangıç ve bitiş tarihleri net olarak ifade edilmiş olmalıdır. Eğer tarihler açıkça belli değilse, akademik takvimi de kabul belgenize eklemeniz gerekir.

Teyit belgesi Confirmation Form

Zorunlu Mandatory

Erasmus ofisinden almanız gereken hangi kuruma, ne kadar süre ile gideceğinizi ve hibe durumunuzu gösteren belgedir. Bu belgeyi Konsolosluk, SGK, KYK gibi kurumlarda kullanabilirsiniz. Kabul belgesini başvuru sistemine yükleyen öğrenciler erasmus@yildiz.edu.tr adresine mail atarak teyit belgesini talep etmelidirler. Erasmus ofisi elektronik imzalı ve karekodlu olarak düzenleyip öğrenciye e-posta ile iletmektedir. Sadece Çekya ve Litvanya için teyit belgesi ıslak imzalı hazırlanmaktadır. Ofis tarafından belgeniz hazır olduğuna dair e-mail alınca belgenizi ofisten alabilirsiniz.  

Sağlık sigortası Health Insurance

Zorunlu Mandatory

Karşı kurumda bulunacağınız sürenin tamamını kapsayan, ayakta ya da yatarak bütün sağlık giderlerini karşılayan bir seyahat sağlık sigortası yaptırmalısınız. Poliçede firma adı ve poliçe numarası okunaklı şekilde görünmelidir. Almanya ve Çekya için SGK kapsamında sigorta anlaşması bulunmaktadır. Detaylı bilgiyi SGK’dan edinebilirsiniz. Diğer ülkelere gidecek öğrenciler özel sigorta şirketlerine başvurabilirler. Sigorta poliçesinin tüm sayfalarını tek pdf olacak şekilde tarayınız, başvuru sistemine yükleyiniz ve profilinizdeki ilgili alana poliçe numaranızı ve sigorta şirketinizin adını giriniz.

Sağlık poliçenizin başlama ve bitiş tarihleriyle kabul belgenizde yazan faaliyet başlangıç ve bitiş tarihleri aynı olmalıdır. Poliçeniz faaliyet tarihlerinizden daha az bir süreyi kapsıyorsa, poliçenizi güncellemeniz gerekmektedir.

Euro Hesap Bilgileri

Euro Account Info

Zorunlu Mandatory

(sadece Hibeli öğrenciler /only funded students)

İstanbul ili içinde yer alan herhangi bir Ziraat Bankası Şubesi’nde öğrencinin kendi adına açtıracağı EURO hesap cüzdanının fotokopisini ilgili alana yükleyiniz. Ayrıca profilinizdeki “Banka” sekmesine hesap bilgilerinizi (hesap sahibi, banka adı, şube adı, IBAN no) ekleyiniz. İstanbul dışında açılan hesaplarda transfer kesintisi yaşanabilir. Erasmus ofisi bu kesintilerden sorumlu tutulamaz.

Vekâletname

Proxy

Örnek/Sample

Tercihe bağlı

Optional

Faaliyetiniz sırasında sizin adınıza her türlü belgede imza işlemleri ve banka işlemlerinin takibini yapmak üzere bir kişiye noter onaylı vekâletname verebilirsiniz. Zorunlu bir belge değildir, ancak öğrenci yurt dışındayken Türkiye’de yapılması gereken bir işlem kalmış ise vekâletname tavsiye edilmektedir. Birine Vekâlet verdiyseniz bu belgeyi tarayarak ilgili alana ekleyiniz. Ayrıca bir nüshasının vekâlet verdiğiniz kişide de bulunması gereklidir.

Erasmus faaliyetleri ile ilgili vekalet vermek isteyen öğrenciler bu örneği kullanabilir. Aynısı olmak zorunda değildir. Örnek vekaletname oldukça detaylı hazırlanmıştır. Siz kendi ihtiyaçlarınız doğrultusunda düzenleme yapabilir/yaptırabilirsiniz. 

YTÜ Katkı Payı Dekontu

Zorunlu Mandatory

(sadece okula ödeme yapmak zorunda olan öğrenciler/only the ones who have to pay to YTÜ)

Yurt dışında öğrenim göreceğiniz dönem/dönemler için ödemeniz gereken katkı payı dekontunu tarayarak ilgili alana yükleyiniz. Sadece ikinci öğretim ve uzatmalı öğrenciler için gereklidir. *Faaliyetten iki dönem yararlanacak iseniz bahar dönemine ait katkı payını ödedikten sonra katkı payı dekontunu tarayarak ilgili alana yükleyiniz ve mutlaka Erasmus ofisine e-mail ile bilgi veriniz.

Hibe Sözleşmesi Grant contract

Zorunlu Mandatory

Hibeli veya hibesiz faaliyet gerçekleştirecek her öğrenci için, hem üniversitenin hem de öğrencinin faaliyetin işleyişi ve finansal yükümlülükleri ile ilgili maddeler içeren sözleşme belgesidir. Yukarıda bahsi geçen zorunlu evrakların hepsini sisteme yükleyen öğrencilerin, belgelerini Erasmus ofisi kontrol eder ve belgeleri tam olan öğrenciler için sözleşmeyi hazırlayıp e-posta ile öğrenciye iletir.

OLS-Çevrimiçi Dil Desteği

OLS-Online Language Support

Zorunlu Mandatory

OLS, Erasmus faaliyetinden yararlanan öğrencilerin gittikleri ülkelerin dillerinde yaşayabilecekleri zorlukların üstesinden gelebilmeleri için Avrupa Komisyonu tarafından tasarlanmış bir projedir. Sözleşme imzalayan her öğrenci öğrenim programının gerçekleştirileceği dil veya İngilizce OLS dil sınavı tanımlaması ofis tarafından yapılır. Öğrencilerin faaliyete başlamadan önce kendilerine tanımlanan dildeki ön testi (first assesment) yapması zorunludur. Ardından isteğe bağlı bir dil kursu da tanımlanabilmektedir.

Vize-Pasaport

Visa-Passport

Tercihe bağlı

Optional

Hangi ülkeye gidilecekse vize prosedürleri öğrenci tarafından ilgili konsolosluk web sayfasından takip edilmelidir. Pasaport almak ile ilgili süreçler için Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü sayfasını inceleyiniz. 24 yaş ve üzerindeki öğrenciler harçsız pasaport almak için ofisimizle iletişime geçmelidir.

FAALİYET BOYUNCA

Belge adı

Name of the Form

Açıklama
Explanation
(Detaylı açıklamalar için lütfen kılavuza bakınız. For detailed explanations, see the Guide)

Öğrenim Anlaşması (Değişiklik)
Learning Agreement (Changes)

Örnek/Sample

Tercihe bağlı

Optional

Faaliyet başladıktan sonra planlanan öğrenim programı ile mevcut öğrenim programı birbiri ile uyuşmayabilir veya alınması planlanan bir dersin içeriği öğrencinin öğrenim programı için uygun olmayabilir. Bu gibi durumlarda öğrencinin öğrenim programını “Learning Agreement (LA) During the Mobility” sayfası ile değiştirmesi gerekmektedir, yani Ekle-Sil yapması gerekmektedir. LA yaparken gereken tüm kurallar (imza ve ECTS) bu belge için de geçerlidir. Faaliyet başladıktan sonra 4 hafta içinde yapılmalıdır.

İntibak A

Recognition form

Tercihe bağlı

Optional

İlk hazırlanan LA’da değişiklik yapıldıysa aynı şekilde bu değişikliklerin İntibak A belgesi ile de kayıt altına alınması gereklidir. Öğrencinin ilk İntibak A sürecini izlemesi gerekir.

Fen Bilimleri Enstitüsü Akademik Tanınma Kararı İçin Tıklayınız.

Uzatma Formu

Extension Form

Tercihe bağlı

Optional

Güz dönemi için faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler, karşı kurum ve bölüm Erasmus koordinatörleri ile görüşerek faaliyetlerini Bahar dönemine uzatabilirler. Böyle bir durum söz konusu olduğunda öğrencinin Uzatma Dilekçesi düzenleyerek ofisimize başvurması gerekmektedir. Uzatma talebi onaylanan öğrencinin uzattığı dönem için, Kabul belgesi, LA, İntibak A ve Sözleşme belgelerinin de güncellenmesi gerekir. Ayrıca oturum izni için de uzatma talebi yapması gerekir.

FAALİYET SONUNDA

Belge adı

Name of the Form

Açıklama
Explanation
(Detaylı açıklamalar için lütfen kılavuza bakınız. For detailed explanations, see the Guide)

Katılım Sertifikası

Certificate of Attendance

Zorunlu Mandatory

Misafir olduğunuz kurum tarafından verilen, Erasmus+ faaliyetinizin başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren onaylı belgedir. Karşı kurumun matbu bir evrağı yok ise Erasmus web sayfasında yer alan belge de kullanılabilir.

Karşı kurumdan alınan transcript

Host university Transcript

Zorunlu Mandatory

Misafir olduğunuz kurumdaki başarı durumunuzu gösteren onaylı belgedir. Onaylı/İmzalı olmayan, öğrenci sisteminden alınmış belgeler kabul edilmemektedir. Transkriptin ekinde karşı kuruma ait notların açıklaması gösteren not skalası olmak zorundadır. LA ve İntibak A’da yer alan tüm derslerin transkriptinizde yer alması gerekmektedir.

İntibak B

Recognition form B

Lisans Ders İntibak B
Lisansüstü Ders İntibak B
Lisansüstü Tez İntibak B

Zorunlu Mandatory

Karşı kurumda aldığınız derslerin notlarını ve YTÜ’deki karşılıklarını gösteren denklik belgesidir. LA ve İntibak A’da yer alan tüm dersler bu belgede de gösterilmelidir. Başarılı olunmayan dersler karşı kurumdan aldığınız transkriptte yer almıyorsa bu dersleri intibak B’ye dahil etmeli ve başarılı olunmadığı harf notu (FF) olarak gösterilmelidir (Eğer karşı kurumdan bu dersler ile ilgili ek bilgi gelirse dersin harfi F0 olarak da işlenebilir). İntibak B belgesini hazırlayıp bölümüne veren öğrencilerin onaylı belgeleri iç yazışma sistemi üzerinden doğrudan Erasmus+ Programı Birimine iletilmektedir.

Fen Bilimleri Enstitüsü Akademik Tanınma Kararı İçin Tıklayınız.

YTÜ Transkript

YTÜ Transcript

Zorunlu Mandatory

İntibak B işlemi yapıldıktan sonra YTÜ’den onaylı transkript alınız ve sisteme yükleyiniz.

OLS-Çevrimiçi Dil Desteği

OLS-Online Language Support

Zorunlu Mandatory

Faaliyetinizin sonunda tarafınıza yapılması zorunlu olan bir OLS sınavı daha (second assesment) gönderilecektir. OLS sistemine ilk girdiğinizde belirttiğiniz dönüş tarihi öncesi OLS sisteminden dönüş sınavınızı yapmanız gerektiğine dair uyarı maillerini alacaksınız. OLS dil sınavının yapılması zorunludur. Sınavdaki başarınızın hiçbir şekilde faaliyetinize etkisi yoktur, ancak sınavı tamamlamazsanız hibenizde sözleşmede belirtilen oranda kesinti yapılacaktır.

Çevrimiçi Anket

Online Survey

Zorunlu Mandatory

Dönüş evraklarını tamamlayan öğrencilerin faaliyetleri Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanmış olan Mobility Tool’a (MT) raporlanarak kapatılır. Ardından Avrupa Komisyonu tarafından öğrenciye bir anket linki gönderilir. Anketin yapılması zorunludur ve yapılmaması durumunda hibenizde sözleşmede belirtilen oranda kesinti yapılacaktır.