Değerli öğrencilerimiz,

2022/2023 akademik yılı güz ve güz+bahar öğrencilerinin dosya teslimi işlemleri 25 Ağustos 2022 tarihi itibariyle başlayacaktır. Belge teslimi tamamen online olarak yapılacak olup, elden ofise belge teslimi yapılmayacaktır.

Hibeli ya da hibesiz öğrenci fark etmeksizin tüm öğrencilerin dosya teslimi yapmaları ve sözleşme imzalamaları mecburidir. Dosya teslimi ofisimize ulaşmayan ve sözleşmesini imzalamayan öğrencilerin Erasmus+ faaliyetleri tanınmamaktadır.

Yalnızca Bahar döneminde hareketlilik gerçekleştirecek olan öğrencilerin sözleşme işlemleri daha sonra başlayacaktır.

-Online dosya teslim kılavuzuna buradan ulaşabilirsiniz.

-Evrak hazırlama kılavuzuna buradan ulaşabilirsiniz.

-Sisteme yüklediğiniz belgeler 25 Ağustos 2022 tarihinden itibaren 5 işgünü içinde birimimiz tarafından kontrol edilecektir. Eksik veya hatalı belge gönderimi söz konusu ise belgeleriniz onaylanmayacak ve tarafınıza belgelerin durumu hakkında bilgi sistem/e-mail üzerinden verilecektir. Sistemde bulunan belgelerin kontrolü ancak tüm belgeler eksiksiz olarak yüklendikten sonra gerçekleşir.

-Hibeli öğrencilerin sözleşmelerinin düzenlenebilmesi için IBAN bilgilerinin öğrenci tarafından ytuerasmus.yildiz.edu.tr adresinde bulunan ilgili kısma (Banka bilgileri) girilmiş olması gerekmektedir. IBAN bilgisi bulunmayan hibeli öğrencinin sözleşmesi düzenlenmeyecektir.

-Eğer yüklediğiniz belgeler eksiksiz ise belgelerinizin onay işlemi tamamlanacak ve sözleşmeniz düzenlenerek tarafınıza e-posta ile iletilecektir. Sözleşmenizi imzaladıktan sonra belgeyi Erasmus Program Birimine ıslak imzalı şekilde ulaştırmanız gerekmektedir. Bu işlemi aşağıdaki seçeneklerden birini kullanarak yapabilirsiniz.

1. Sözleşmeden 2 nüsha olarak çıktı alınız, 4. ve 8. sayfalarda bulunan imza kısımlarını doldurarak MAVİ renkli tükenmez/dolma kalemle imzalayınız. Sözleşmenin her iki nüshası imzalandıktan sonra sözleşmeleri şahsen ofisimize getirebilirsiniz veya posta (kargo) yoluyla, ofisimize, size e-posta ile iletilecek olan adres bilgilerini kullanarak ulaştırabilirsiniz. 

2. Noter onayı ile vekalet verdiğiniz bir kişi sözleşmeden 2 nüsha olarak çıktı almalı, 4. ve 8. sayfalarda bulunan imza kısımlarını doldurarak  MAVİ renkli tükenmez/dolma kalemle imzalamalıdır. Sözleşmenin her iki nüshası imzalandıktan sonra sözleşmeleri vekiliniz şahsen ofisimize getirebilir veya posta (kargo) yoluyla ofisimize ulaştırabilir. Ofisimize şahsen gelecek olan vekilde vekaletnamenin aslı bulunması gerekmektedir. Vekiliniz posta yoluyla sözleşmeleri iletecekse zarfın içine ek olarak vekaletname fotokopisi (belgenin aslı her zaman vekilde bulunmalıdır) ve kendi kimlik fotokopisini de eklemelidir. Noterden alınmış olan vekaletname olmaksızın öğrenci dışında başka biri tarafından belgenin imzalanması mümkün değildir.  

Sözleşmedeki imza kısımları ve posta adresi gibi gerekli bilgiler size gönderilecek olan e-postada yer alacaktır.

Önemli Notlar:

-Sisteme yükleyeceğiniz belgelerin tarayıcıdan taranmış ve .pdf formatında olması gerekmektedir. Ekran görüntüsü veya fotoğraf çekimi kabul edilmeyecektir.

-Evrakların takibi için e-posta adresinizi ve otomasyon sistemini kontrol etmeniz gerekmektedir.

-İstenen bazı belgelerde öğrenciye ait imza kısımları bulunmaktadır. Öğrenci imzası istenen belgelerin tamamının öğrenci tarafından imzalanmış olması gerekmektedir.

-Learning Agreement formunda öğrencinin imzası, YTÜ bölüm koordinatörünün imzası, YTÜ Erasmus+ Program Biriminin imzası ve mührü ile misafir olacağınız kurumun imzasının muhakkak bulunması gerektiğini unutmayınız. 

-Otomasyon sistemi üzerinden dosya teslimini yapmış ve sözleşmesini imzalamış olan öğrencilerin hibe ödeme işlemleri başlatılacaktır. Ancak hibelerin hangi tarihte hesaplarına geçeceği hususunda netlik bulunmamakla birlikte öngörülen tarih Eylül ayı sonudur.

Erasmus+ Program Birimi