Değerli öğrencilerimiz,

2020/2021 akademik yılı güz ve güz+bahar öğrencilerinin dosya teslimi işlemleri 10 Eylül 2020 tarihi itibariyle başlayacaktır. Belge teslimi tamamen online olarak yapılacak olup, elden ofise belge teslimi yapılmayacaktır.

Hibeli ya da hibesiz öğrenci fark etmeksizin tüm öğrencilerin dosya teslimi yapmaları ve sözleşme imzalamaları mecburidir. Dosya teslimi ofisimize ulaşmayan ve sözleşmesini imzalamayan öğrencilerin Erasmus+ faaliyetleri tanınmamaktadır. Yalnızca Bahar döneminde hareketlilik gerçekleştirecek olan öğrencilerin sözleşme işlemleri daha sonra başlayacaktır.

-Online dosya teslim kılavuzuna buradan ulaşabilirsiniz.

-Sisteme yüklediğiniz belgeler 10 Eylül 2020 tarihinden itibaren 5 işgünü içinde birimimiz tarafından kontrol edilecektir. Eksik veya hatalı belge gönderimi söz konusu ise belgeleriniz onaylanmayacak ve tarafınıza belgelerin durumu hakkında bilgi verilecektir. Sistemde bulunan belgelerin kontrolü ancak tüm belgeler eksiksiz olarak yüklendikten sonra gerçekleşir.

-Eğer yüklediğiniz belgeler eksiksiz ise belgelerinizin onay işlemi tamamlanacak ve sözleşmeniz düzenlenerek tarafınıza e-posta ile iletilecektir. Sözleşmenizi imzaladıktan sonra belgeyi posta (kargo) yoluyla Erasmus Program Birimine ıslak imzalı şekilde ulaştırmanız gerekmektedir. Sözleşmedeki imza kısımları ve posta adresi gibi gerekli bilgiler size gönderilecek olan e-postada yer alacaktır.

Önemli Notlar:

-Sisteme yükleyeceğiniz belgelerin tarayıcıdan taranmış ve .pdf formatında olması gerekmektedir. Ekran görüntüsü veya fotoğraf çekimi kabul edilmeyecektir.

-Evrakların takibi için e-posta adresinizi ve otomasyon sistemini kontrol etmeniz gerekmektedir.

-Sisteme yüklenmesi gereken belgelerin listesini birimimiz web sayfası Giden Öğrenci/Formlar kısmında yer alan Giden Öğrenci Denetim Formu-Gidiş isimli belgede bulabilirsiniz. İlgili formda belgelerin karşısında yer alan açıklamaları dikkatlice incelemeniz gerektiğini önemle hatırlatmak isteriz.

-İstenen bazı belgelerde öğrenciye ait imza kısımları bulunmaktadır. Öğrenci imzası istenen belgelerin tamamının öğrenci tarafından imzalanmış olması gerekmektedir.

-Learning Agreement formunda öğrencinin imzası, YTÜ bölüm koordinatörünün imzası, YTÜ Erasmus+ Program Biriminün imzası ve mührü ile misafir olacağınız kurumun imzasının muhakkak bulunması gerektiğini unutmayınız. 

-Otomasyon sistemi üzerinden dosya teslimini yapmış ve sözleşmesini imzalamış olan öğrencilerin hibe ödeme işlemleri başlatılacaktır. Ancak hibelerin hangi tarihte hesaplarına geçeceği hususunda netlik bulunmamakla birlikte öngörülen tarih Eylül ayı sonudur.

Erasmus+ Program Birimi