Değerli öğrencilerimiz,

2019-2020 akademik yılı bahar öğrencilerinin dosya teslimi işlemleri 16 Aralık 2019 tarihi itibariyle başlayacaktır. Bilindiği üzere daha önceki yıllarda dosya teslimi ofisimize gelerek elden yapılmaktaydı. Ancak bu sene itibariyle gidiş belgelerinin otomasyon sistemi (www.ytuerasmus.yildiz.edu.tr) üzerinden alınmasına karar verilmiştir.

Hibeli ya da hibesiz öğrenci fark etmeksizin tüm öğrencilerin dosya teslimi yapmaları ve sözleşme imzalamaları mecburidir. Dosya teslimi ofisimize ulaşmayan ve sözleşmesini imzalamayan öğrencilerin Erasmus+ faaliyetleri tanınmamaktadır.

Dosya teslimi için aşağıda belirtilen adımları takip etmeniz önem arz etmektedir.

-Online dosya teslim kılavuzuna buradan ulaşabilirsiniz.

-www.ytuerasmus.yildiz.edu.tr adresi üzerinden USIS/GSIS kullanıcı adı ve şifrenizle sisteme giriş yapmanız gerekmektedir.

-Sisteme giriş yaptıktan sonra ‘Gidiş için gerekli belgeler’ kısmından gidiş için gerekli belgeleri sisteme yüklemeniz gerekmektedir.

-Sisteme yüklediğiniz belgeler daha sonrasında birimimiz tarafından kontrol edilecektir. Eksik veya hatalı belge gönderimi söz konusu ise belgeleriniz onaylanmayacak ve tarafınıza belgelerin durumu hakkında bilgi verilecektir.

-Eğer yüklediğiniz belgeler eksiksiz ise belgelerinizin onay işlemi tamamlanacak ve birimimiz tarafından sözleşme düzenlenmesi için tarafınıza davet e-postası gönderilecektir. Bu e-posta sonrasında ofisimize şahsen gelerek sözleşmenizi imzalamanız gerekmektedir. Şahsen gelemeyen öğrencilerin noterden alınmış vekaletname ile vekilini sözleşmenin düzenlenmesi ve imzalanması için ofisimize yönlendirmeleri gerekmektedir. Sözleşmenin imzalanabilmesi için vekaletin aslının vekilde bulunması, ofisimize belgenin aslı ile gelmesi zorunludur.

Önemli Notlar:

-Sisteme yükleyeceğiniz belgelerin tarayıcıdan taranmış ve .pdf formatında olması gerekmektedir. Ekran görüntüsü veya fotoğraf çekimi kabul edilmeyecektir.

-Evrakların takibi için e-posta adresinizi ve otomasyon sistemini kontrol etmeniz gerekmektedir.

-Sisteme yüklenmesi gereken belgelerin listesini birimimiz web sayfası Giden Öğrenci/Formlar kısmında yer alan Giden Öğrenci Denetim Formu-Gidiş isimli belgede bulabilirsiniz. İlgili formda belgelerin karşısında yer alan açıklamaları dikkatlice incelemeniz gerektiğini önemle hatırlatmak isteriz.

-İstenen bazı belgelerde öğrenciye ait imza kısımları bulunmaktadır. Öğrenci imzası istenen belgelerin tamamının öğrenci tarafından imzalanmış olması gerekmektedir.

-Learning Agreement formunda öğrencinin imzası, YTÜ bölüm koordinatörünün imzası, YTÜ Erasmus+ Program Biriminün imzası ve mührü ile misafir olacağınız kurumun imzası ve mührünün muhakkak bulunması gerektiğini unutmayınız. Karşı kurum tarafından imzalanmış ancak mühürlenmemiş belgeler kabul edilmeyecektir. Bu nedenle ilgili formun onay kısımlarını kontrol etmeniz ve eksiklik bulunması durumunda onay işlemini dosya tesliminizden önce tamamlamış olmanız gerekmektedir.

-Otomasyon sistemi üzerinden dosya teslimini yapmış ve ofisimize gelerek sözleşmesini imzalamış olan öğrencilerin hibe ödeme işlemleri başlatılacaktır. Sözlşemede yazan ilgili maddeye göre, hibe aktarımı sözleşmenin tarafımızca imzalanmasını takip eden 30 gün içinde gerçekleşir.

Erasmus+ Program Birimi